Pliego de condiciones para una web corporativa: plantilla y lista de control

El pliego de condiciones de una web corporativa no tiene por qué ocupar cincuenta páginas. Sobre todo, debe permitir que tu empresa y el proveedor entiendan el mismo proyecto: objetivos, públicos, páginas, funcionalidades, contenidos, limitaciones, presupuesto y responsabilidades.

Un documento claro te ayuda a obtener presupuestos comparables y reduce los añadidos costosos por el camino. No debe cerrar todas las soluciones técnicas antes incluso de haber hablado con un especialista. Describe con precisión el resultado que esperas y deja que el proveedor recomiende el mejor método.

¿Para qué sirve un pliego de condiciones web?

El documento cumple cuatro funciones:

• alinear a las personas que deciden sobre el proyecto;
• dar a todos los proveedores la misma información;
• definir lo que está incluido y lo que no;
• servir de referencia en la validación final.

Sin este marco, dos presupuestos pueden parecer muy distintos cuando simplemente no cubren las mismas tareas. Uno puede incluir la redacción, el SEO y el mantenimiento; el otro, solo el diseño de las páginas.

La guía de France Num sobre el pliego de condiciones de una web (en francés, del programa público francés de digitalización de pymes) recomienda precisar el contexto, los objetivos, los públicos, los contenidos, las funcionalidades, el calendario y el presupuesto. La plantilla siguiente convierte estos elementos en un briefing listo para usar en una web corporativa.

1. Presenta la empresa y el contexto

Empieza por la información que permite entender tu actividad:

• empresa, sector, tamaño y zona geográfica;
• productos o servicios principales;
• posicionamiento y diferencia frente a la competencia;
• motivo del proyecto: creación, rediseño, nueva oferta o cambio de imagen;
• la persona que centraliza las decisiones;
• enlaces a la web actual y a otros materiales útiles.

Añade lo que funciona y lo que da problemas hoy. «La web es antigua» es menos útil que «el 70 % de las visitas llegan desde el móvil, pero el formulario es difícil de usar en él».

2. Define objetivos medibles

Una web corporativa puede dar confianza, presentar tu experiencia, atraer solicitudes, generar llamadas, facilitar reservas o ayudar a contratar. Ordena los objetivos por prioridad.

Después, asocia un indicador a cada objetivo: envíos de formularios, llamadas, citas reservadas, descargas, candidaturas o tráfico en una página estratégica. Indica la situación actual si la conoces y el objetivo que buscas.

Evita «ser el primero en Google», algo que ningún proveedor serio puede garantizar. Pide más bien una estructura técnicamente limpia, páginas alineadas con las búsquedas prioritarias y un método de seguimiento.

3. Describe los públicos y sus recorridos

Para cada público, indica su necesidad, sus objeciones, su nivel de conocimiento y la acción que esperas de él. La dirección de una empresa no tiene las mismas preguntas que un particular o un candidato.

Ejemplo: «Directivos de pequeñas empresas del Alto Garona, con poco tiempo, que quieren conocer el precio y el plazo antes de pedir presupuesto. Acción principal: reservar una llamada de 15 minutos».

Esta precisión orienta la redacción, la jerarquía de la información y las llamadas a la acción.

4. Enumera las páginas y el alcance

Propón una primera estructura, aunque sea imperfecta. Para una web corporativa, puede incluir:

• Inicio;
• Servicios, con una página por oferta prioritaria;
• Quiénes somos o método;
• Proyectos o casos de éxito;
• Blog o recursos;
• Preguntas frecuentes;
• Contacto;
• las páginas legales necesarias.

Precisa el número aproximado de páginas en el lanzamiento, los idiomas, los contenidos que hay que migrar y lo que se excluye a propósito. Una versión en inglés no consiste solo en añadir un botón: exige textos traducidos, navegación, metadatos y un procedimiento de actualización.

5. Detalla las funcionalidades

Describe cada función por su uso y no por el nombre de una herramienta:

• formulario con sus campos y su destinatario;
• reserva de citas;
• mapa o zona de trabajo;
• portfolio con filtros;
• opiniones o testimonios;
• suscripción a una newsletter;
• descarga de un documento;
• conexión con un CRM o con una herramienta de email marketing;
• gestión multilingüe;
• acceso de administrador para modificar los contenidos.

Indica las herramientas que ya utilizas y quién es el titular de las cuentas. Cualquier integración externa puede conllevar una suscripción, límites técnicos o normas de protección de datos.

6. Reparte la producción de los contenidos

Los retrasos de una web suelen venir de los contenidos. Para los textos, fotos, vídeos, traducciones y textos legales, anota:

• quién aporta o produce cada elemento;
• el formato esperado;
• la fecha de entrega;
• quién revisa y valida;
• lo que hay que recuperar de la web anterior.

Si el proveedor redacta, precisa el número de páginas, las entrevistas previstas y el tono. Si redactas internamente, pide una plantilla y una extensión máxima antes de empezar.

7. Define la identidad visual y la experiencia

Adjunta el logotipo, el manual de marca y ejemplos de materiales existentes. Muestra dos o tres webs que te gusten y explica por qué: navegación, sobriedad, tono, ritmo o presentación de los proyectos. Una captura sin explicación se presta a confusión.

Pide una experiencia responsive en ordenador, tableta y móvil. Menciona las necesidades de accesibilidad conocidas: contraste, navegación con teclado, textos alternativos, subtítulos o nivel de conformidad esperado. La accesibilidad es más eficaz cuando se integra desde el diseño.

8. Fija los requisitos de SEO, rendimiento y calidad

Para el posicionamiento natural, el pliego puede prever:

• URL legibles y redirecciones en caso de rediseño;
• títulos y meta descripciones editables;
• una jerarquía de títulos correcta;
• un sitemap XML y reglas de indexación;
• datos estructurados cuando sean pertinentes;
• enlazado interno;
• optimización de las imágenes y del tiempo de carga;
• una herramienta de medición configurada con los eventos de conversión;
• etiquetas hreflang para las versiones multilingües.

Añade la compatibilidad con los navegadores y dispositivos prioritarios, las copias de seguridad, el HTTPS y un procedimiento de pruebas de aceptación. Para las obligaciones legales, haz validar los textos y los mecanismos por un profesional competente cuando lo que está en juego lo justifique.

9. Aclara la parte técnica, la propiedad y el después del lanzamiento

El documento debe responder sin ambigüedad a estas preguntas:

• ¿quién registra el dominio y a nombre de quién está?
• ¿dónde se alojará la web?
• ¿de quién son las cuentas, el diseño, los contenidos y los archivos?
• ¿qué accesos se entregan al cliente?
• ¿qué actualizaciones y copias de seguridad están previstas?
• ¿qué formación se incluye?
• ¿cuánto dura la garantía tras la publicación?
• ¿cómo se facturan el mantenimiento y las mejoras?

Prevé también una salida: exportación de los datos, transferencia del dominio y recuperación de los contenidos. Esta conversación es mucho más sencilla antes de firmar.

10. Indica presupuesto, calendario y criterios de validación

Da una horquilla de presupuesto realista. Ayuda al proveedor a proponer el nivel de solución adecuado. Precisa si el presupuesto incluye impuestos, redacción, traducciones, fotos, alojamiento y mantenimiento.

Para el calendario, indica una fecha deseada y los plazos que de verdad no se pueden mover. Añade las personas que validan y el plazo de respuesta interno. Un proyecto no puede avanzar si tres responsables contestan cada uno por su lado dos semanas después.

Por último, enumera los criterios de aceptación: páginas presentes, formularios probados, visualización en móvil validada, redirecciones activas, medición de conversiones y accesos entregados. La web se publica cuando se cumplen estos criterios, no simplemente en una fecha arbitraria.

Plantilla de pliego de condiciones para copiar

Copia este bloque en tu documento y sustituye las indicaciones entre corchetes:

PROYECTO DE WEB CORPORATIVA - [NOMBRE DE LA EMPRESA]

1. CONTEXTO
Actividad: [...]
Posicionamiento y zona geográfica: [...]
Web actual y problema principal: [...]
Responsable de las decisiones e interlocutor: [...]

2. OBJETIVOS
Objetivo prioritario: [...]
Acciones esperadas de los visitantes: [...]
Indicadores de éxito: [...]

3. PÚBLICOS
Público principal, necesidades y objeciones: [...]
Públicos secundarios: [...]

4. ALCANCE
Páginas previstas: [...]
Idiomas: [...]
Elementos excluidos: [...]

5. FUNCIONALIDADES
Formularios, reservas, integraciones y administración: [...]

6. CONTENIDOS
Textos: [cliente / proveedor] - entrega: [...]
Fotos y vídeos: [...]
Traducciones y validación: [...]

7. DISEÑO Y ACCESIBILIDAD
Manual de marca existente: [...]
Referencias comentadas: [...]
Necesidades de accesibilidad: [...]

8. SEO, RENDIMIENTO Y MEDICIÓN
Búsquedas prioritarias: [...]
Redirecciones previstas: [...]
Conversiones que medir: [...]

9. PARTE TÉCNICA Y SEGUIMIENTO
Dominio y alojamiento: [...]
Accesos y propiedad esperados: [...]
Mantenimiento, formación y garantía: [...]

10. PRESUPUESTO Y CALENDARIO
Presupuesto disponible: [...]
Fecha deseada y limitación real: [...]
Etapas de validación: [...]
Entregables esperados: [...]

Lista de control antes de enviar el documento

• Una persona es responsable de las validaciones.
• El objetivo principal y la conversión esperada son explícitos.
• El número de páginas y de idiomas está estimado.
• Cada contenido tiene un responsable y una fecha límite.
• Las integraciones y suscripciones existentes están enumeradas.
• El SEO, el móvil, la velocidad, la accesibilidad y la medición están contemplados.
• La propiedad, los accesos, el mantenimiento y la salida están aclarados.
• El presupuesto incluye o excluye con claridad los gastos recurrentes.
• El calendario reserva tiempo para los comentarios internos.
• Los criterios de validación final son medibles.

Un buen pliego de condiciones no impide el diálogo: lo hace más productivo. ¿Quieres revisar tu alcance antes de pedir presupuestos? Reserva una consulta gratuita de 15 minutos con VulcainDesign.